International Staffing Company recrute un Assistant de direction

International Staffing Company recrute un Assistant de direction. Notre client est spécialisé dans l’importation et la distribution des véhicules. L’assistant(e) de direction assiste un responsable (cadre dirigeant, directeur général…) afin d’optimiser la gestion de son activité. Activités principales Organisation

Fixe les rendez-vous et les confirme.
Organise les déplacements (réservations billets, hôtels et locations de véhicules).
Organise les réunions : convocations, réservation de salles.
Réceptionne, saisit et expédie les courriers (papier et électronique).
Peut gérer l’approvisionnement en fournitures de bureau : établit les commandes et vérifie la conformité des livraisons.
Peut venir en appui aux autres directions en cas de besoin, sous la coordination du chef de service concerné

Gestion/suivi de dossiers

Classe et prépare les pièces comptables liées à son responsable (factures, justificatifs de déplacement, etc.).
Tenue d’une caisse
Prépare les dossiers pour les réunions (y assiste éventuellement pour en établir le compte-rendu);
Archive et classe les documents, les dossiers…
Conçoit et rédige des courriers, notes, rapports ou comptes-rendus de réunions.
Effectue la frappe de certains documents.
Sur certains postes, peut vérifier l’état d’avancement des dossiers (clients internes/externes, fournisseurs…) et prépare des éléments de réponses.
Peut éventuellement suivre les conditions d’exécution de contrats de maintenance.

Circulation/traitement de l’information

Transmet au responsable et à ses équipes un certain nombre d’informations professionnelles.
Joue un rôle d’interface entre le service et les interlocuteurs extérieurs.
Coordonne et facilite la circulation d’informations entre la Direction générale et les autres services de l’entreprise.
Toutes autres missions diverses qui pourraient lui être confiées par la hiérarchie

Profil de compétences

Comportements et savoir-faire attendus
Qualités d’organisation
Esprit de synthèse
Rigueur, discrétion
Autonomie
Gérer la confidentialité des informations et des données
Maîtrise de soi, sang froid, résistance aux pressions
Sens des priorités
Sens de l’accueil
Très bon relationnel
Capacité d’adaptation
Compétences transversales
Bonne connaissance de l’organisation interne de l’entreprise (services, interlocuteurs…) et de ses partenaires extérieurs
Savoir gérer les priorités et les urgences
Savoir réagir de façon adaptée aux situations imprévues

Compétences techniques/professionnelles

Techniques de secrétariat
Méthodes de classement et d’archivage
Techniques de gestion administrative
Bonne maîtrise des fonctionnalités du téléphone (renvoi d’appel, mise en attente, etc) et du fax
Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint)
Cette description de fonction est évolutive et non exhaustive. Elle sera donc revue régulièrement.

Date limite : 9 Novembre 2021.