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Le PNUD recrute un Associé au Programme
14/09/2021 à 12:13
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Le PNUD recrute un Associé au Programme.
Contexte
Le Plan d’appui des Nations Unies (PNUS), qui couvre la période 2018-2030, sert de véhicule pour articuler et opérationnaliser les engagements du système des Nations Unies et des partenaires de la région. Il s’appuie sur les progrès réalisés par l’UNISS à ce jour, tout en réalignant son attention sur les Objectifs de développement durable (ODD), l’Agenda 2063 de l’Union africaine et les priorités fondamentales des partenaires nationaux et régionaux ; dans les domaines de la paix, de la sécurité et du développement dans la région. Par l’intermédiaire de l’UNSP, l’ONU s’engage à renforcer les initiatives nationales et régionales et à fournir une plate-forme par laquelle l’expertise et les capacités régionales étendues de l’ONU peuvent être mises à profit pour réaliser la vision du Secrétaire général pour le Sahel. Le Plan d’appui représente également un engagement en faveur d’une nouvelle façon de travailler dans la région grâce à une meilleure intégration de ses efforts politiques, de sécurité, d’aide humanitaire et de développement; l’accent mis davantage sur la programmation inter agences; la mise en commun des ressources techniques dans la région pour renforcer le soutien de l’ONU au Sahel; et donner la priorité à la coopération transfrontalière pour aborder les questions qui transcendent les frontières nationales.
En janvier 2021, le Secrétaire général des nations unies a nommé, le Coordonnateur Spécial pour le Développement pour le Sahel pour diriger la mise en œuvre de l’UNSP conformément à l’UNISS. Le Bureau exécutif du Secrétaire général, par l’intermédiaire du Secrétaire général adjoint, a créé une équipe d’appui à la mise en œuvre (ISU) afin de concentrer les actions et les ressources du système des Nations Unies en vue de la mise en œuvre du programme.
A l’effet d’opérationnaliser et de renforcer les capacités managériales, administrative, financière et logistique du Bureau du Coordonnateur Spécial pour le développement au Sahel, le Bureau régional du PNUD à Dakar, Sénégal recrute un/une Associé(e) au programme qui travaillera sous la supervision générale de la Directrice/Team Leader de l’ISU.
Principales fonctions
- Gestion administrative
- Gestion financière
- Gestion des équipements et de la logistique
- Organisation des ateliers et rencontres
- Reporting
- S’occuper de l’ensemble des préparatifs de voyage des projets et des consultants recrutés, incluant la préparation des demandes d’autorisation de voyage, les demandes de visa, les réservations d’hôtels, les réservations/confirmations de billets d’avion ;
- Assister les projets dans la mise en œuvre des projets dans l’organisation et préparation d’ateliers, séminaires et réunions ;
- Assurer la transmission des demandes de remboursement des frais de voyages aux Opérations et veiller à leur traitement rapide ;
- Assurer la complétude des fiches de présence des membres des équipes (leave monitoring, etc) ;
- Assurer la liaison avec les services en charge de l’approbation des différentes requêtes/demandes de la Plate-forme/Centre de Services Régional (CSR), Bureau Pays et du siège).
- Rédiger des brouillons des correspondances en français et en anglais suite à des instructions orales des équipes et/ou de sa propre initiative et assurer des travaux de traduction anglais/français selon les besoins ;
- Maintenir un système de suivi et de classement du courrier pour assurer une action/réaction en temps opportun des équipes ;
- Vérifier les correspondances, leur relecture, leur exactitude et leur conformité aux normes les rapports et documents à soumettre à la signature des superviseurs ;
- Maintenir une base documentaire (Sharepoint et Intranet) en tenant compte des règles de confidentialité de l’organisation et optimiser les procédures de classement et d’archivage documentaire.
- Assurer l’interface entre d’une part l’équipe des projets et d’autre part avec les services des Opérations/Finances de la Plateforme/CSR, du Bureau Pays et du siège ;
- Gérer le registre des dépenses en conformité avec les principes et les normes d’opérations du PNUD, mettre à jour les comptes ATLAS des équipes de projet avec les Sections des Approvisionnements et des Finances (en conformité avec les normes IPSAS) et assurer le suivi de ces dépenses ;
- Actualiser mensuellement les prévisions budgétaires trimestrielles, annuelles en vue du suivi du taux de Delivery du projet ;
- S’assurer de la réception des rapports trimestriels d’exécution programmatique et Assurer le contact régulier pour le suivi des rapports narratifs et financiers avec les projets.
- Assurer la mise à disposition des équipements bureautiques et la mise à jour des matériels des projets ;
- Tenir à jour l’inventaire et le suivi des équipements et stocks de fournitures de la Plateforme Régionale.
- Recueillir et compiler des informations en vue de la rédaction des rapports périodiques, trimestriels, annuels (narratifs et financiers) des projets activités sous la conduite du superviseur ;
- Participer à l’organisation et au suivi de la collecte d’informations nécessaires aux évaluations annuelles de performance du projet ;
- Témoigne de l’engagement quant à la mission du PNUD, à sa vision et à ses valeurs
- Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel
- Analyse, reporting et suivi des projets
- Esprit d’analyse et capacité de synthèse
- Bonne maîtrise du traitement de l’information statistique
- Très bon niveau rédactionnel en français et en anglais
- Maîtrise de la gestion des projets/programmes
- Efficacité opérationnelle
- Capacité à effectuer une variété de tâches standards spécialisées et non spécialisées, ainsi que des
- processus de travail entièrement documentés, étudiés, enregistrés et déclarés.
- Capacité à examiner des données diverses, d’identifier et de régler des divergences, d’identifier et de résoudre les problèmes opérationnels.
- Aptitude à effectuer des travaux de nature confidentielle et traiter un volume important de travail.
- Capacité à travailler de façon indépendante et à prendre des initiatives.
- Bonne connaissance des règles et règlements administratifs et financières du PNUD.
- Solides compétences en Technologie de l’Information.
- Connaissance des outils de gestion financière et de ressources humaines (une connaissance du système ATLAS).
- Volonté de se former et de renforcer ses capacités.
- Aptitude à contribuer aux processus d’innovation en matière de management.
- Sens de la responsabilité et de l’autonomie
- Met l’accent sur l’atteinte des résultats de l’équipe et réagit positivement aux commentaires.
- Fait montre d’une approche au travail alliant l’énergie et une attitude positive et constructive.
- Capacité à travailler en équipe et sous pression avec des délais courts nécessitant une certaine flexibilité dans les heures de travail.
- Anticiper et être proactif sur les requêtes et demandes concernant l’appui à l’équipe de projet.
- Au minimum 6 années d’expérience appropriée en administration et gestion financière ou/et en services d’appuis aux projets/programmes similaires d’organisations du système des nations unies.
- Maîtrise parfaite des applications informatiques (Windows, MS Word, Excel), Internet, Réseaux sociaux, Email, etc.
- Expérience avérée dans l’utilisation de logiciels de gestion administrative et financière
- Maitrise dans l’utilisation d’ATLAS
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