United Nations recrute un Assistant Administratif

Dans les limites des pouvoirs qui lui sont délégués, le (la) titulaire s’acquitte des fonctions ci-après. Gestion des ressources humaines :

• Engager, revoir, exécuter et suivre les tâches administratives de gestion des ressources humaines de l’unité administrative, comme le recrutement du personnel et des consultant(e)s, et, ce faisant, veiller à l’application uniforme des règles et procédures de l’Organisation des Nations Unies ;
• Répondre aux demandes de renseignements et donner aux membres du personnel des informations et des conseils concernant leurs droits, les procédures administratives, les méthodes et pratiques en vigueur, leurs conditions d’emploi, leurs droits et obligations, ainsi que les indemnités auxquelles ils ont droit en vertu du Règlement et Statut du personnel de l’ONU ;
• Surveiller la mise à jour des dossiers contenant les avis de vacance de poste et suivre ces avis ; examiner et traiter les notifications administratives dans le cadre du progiciel de gestion intégré, qui s’appelle Umoja à l’ONU ;
• Surveiller le tableau d’effectifs et effectuer tous les processus administratifs pour faciliter l’intégration des nouveaux membres du personnel.

Budget et finances :

• Aider à préparer et revoir les propositions et besoins en matière de ressources financières et humaines. consolider le budget et le programme de travail s’agissant du budget du siège, des fonds d’affectation spéciale, des subventions et des achats ;
• Suivre les dépenses et les confronter au budget approuvé ; préparer les ajustements nécessaires, le cas échéant ;
• Aider les directeur(trice)s de programmes et de projets à déterminer les ressources nécessaires aux fins des propositions budgétaires ;
• Aider à préparer les textes sur l’exécution du budget et à finaliser les rapports sur le sujet, en analysant les écarts entre les crédits approuvés et les dépenses effectives ;
• Préparer, ou adapter sur commande, les rapports financiers à partir des rapports générés par le progiciel de gestion intégré Umoja ;
• Coordonner son travail avec celui du personnel des finances et du budget, dans des domaines d’intérêt commun, lors de l’établissement des rapports budgétaires.

Administration générale :

• Fournir un appui administratif au personnel de base du BCR, selon les besoins, afin d’assurer le bon fonctionnement du BCR et fournir en temps utile le soutien nécessaire à l’Équipe de pays des Nations Unies ;
• Rédiger la correspondance courante pour répondre aux demandes de renseignements concernant des questions administratives, financières, d’audit et de personnel ;
• Contribuer au processus de planification et de suivi de l’Équipe de pays des Nations Unies (planification annuelle, examen et communication d’informations) ;
• Contribuer à l’organisation d’ateliers, de conférences et de webinaires organisés par le BCR ;
• Participer aux réunions de l’équipe de gestion des opérations et aider le chef d’équipe à coordonner la revue BOS et à rédiger les procès-verbaux.
• S’acquitter d’autres tâches administratives connexes, selon que de besoin (programme opérationnel pour les voyages, contrôle des comptes et des paiements aux fournisseurs et vacataires, aménagement des locaux, définition des besoins en bureautique) ;
• Assurer la coordination en ce qui concerne les demandes de services liées à Umoja et la gestion de la petite caisse pour le bureau de pays ;
• Éventuellement, assurer l’encadrement, la formation et la supervision d’agent(e)s des services généraux moins expérimenté(e)s.
• Effectuer toutes les autres tâches administratives ad hoc pour soutenir le chef d’équipe.

Administration des achats et des contrats :

• Assurer la coordination opérationnelle et les services administratifs dans Umoja, pour appuyer les projets et les activités d’approvisionnement, en suivant les procédures normalisées ; faire des demandes de biens et de services et recruter des consultant(e)s et des vacataires ;
• Examiner et définir les besoins et l’étendue des travaux, les spécifications des biens et services et les documents nécessaires en consultation avec les parties prenantes concernées ;
• Coordonner l’administration quotidienne des contrats entre l’ONU et les prestataires extérieurs de biens et de services ;
• Tenir à jour les dossiers internes et les documents pertinents pour ce qui est des activités d’approvisionnement ;
• Inspecter et réceptionner les biens et services reçus par rapport au bon de commande, aux factures fournies par le prestataire et assurer la gestion des actifs ;
• Assurer le paiement des factures des prestataires et son suivi après réception et vérification de la qualité ;
• Préparer et remplir tous les formulaires et autorisations pour les vacataires et le personnel de l’unité, de la section ou du service, notamment en ce qui concerne les cartes d’identité ONU, les accès aux inventaires, les permis de stationnement, les accès par carte magnétique et les clefs.
• Contribuer à la collecte et à l’analyse de données ainsi qu’à la préparation de présentations de données et de rapports en vue du partage d’informations des présentations de données et des rapports pour le partage d’informations, la réponse aux d’information, de répondre aux demandes de renseignements, de gérer les connaissances, de planifier et de prendre des décisions.
• Aide à la visualisation et à la mise à jour du matériel d’information tel que les pages web ou les brochures pages web ou brochures.
• Veille à ce que les exigences et les informations de base utilisées pour l’analyse des données soient documentées. l’analyse des données sont documentées.
• Diplôme de fin d’études secondaires ou équivalent.

Seule sera prise en compte pour le recrutement à des postes de la catégorie des services généraux ou des catégories apparentées au Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies la candidature des personnes ayant réussi le test d’aptitude standardisé pour les services généraux. Les candidat(e)s n’ayant pas réussi ce test au moment où ils (elles) font acte de candidature peuvent être invité(e)s à le passer ultérieurement. Au moins sept ans d’expérience professionnelle, à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, dans le domaine des services administratifs, des finances, de la comptabilité, de l’audit ou de la gestion des ressources humaines ou dans un domaine apparenté Une expérience de l’utilisation de progiciels de gestion intégrés tels qu’Umoja ou de systèmes analogues est souhaitable. Une expérience d’un an ou plus dans le domaine de l’analyse des données ou dans un domaine similaire est souhaitable. Connaissances linguistiques L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies. Pour le poste à pourvoir, la maîtrise de l’anglais et du français, à l’oral comme à l’écrit, est exigée. La connaissance d’une autre langue officielle de l’ONU est un atout. NOTE : la « maîtrise » correspond à une note « très bien » dans les quatre domaines évalués (lire, écrire, parler et compAvis particulier Ce poste, qui est soumis à recrutement local, est à pourvoir pour une durée initiale d’un an qui pourra être renouvelée si l’organe concerné dispose des fonds nécessaires. Ce poste est soumis à recrutement local en application de la disposition 4.4 du Règlement du personnel de l’Organisation des Nations Unies. Tou(te)s les agent(e)s des services généraux et catégories apparentées sont recruté(e)s dans le pays où se situe le bureau de leur affectation ou dans les localités proches, quelle que soit leur nationalité et compte non tenu du temps qu’ils (elles) ont passé dans ledit pays avant leur recrutement. Le (la) fonctionnaire nommé(e) à un poste soumis à recrutement local n’a pas droit aux indemnités et prestations réservées aux fonctionnaires recruté(e)s sur le plan international. Le Secrétariat de l’ONU est déterminé à équilibrer ses effectifs féminins et masculins. Les femmes sont vivement encouragées à postuler. Les candidat(e)s internes sont prié(e)s de veiller à ce que TOUS les champs de la notice personnelle, notamment ceux relatifs à l’expérience professionnelle et aux informations de contact, soient dûment remplis et à jour. Ces informations sont indispensables au (à la) responsable du poste à pourvoir pour déterminer les candidat(e)s qualifié(e)s et les contacter. Les fonctionnaires sont soumis(es) à l’autorité du (de la) Secrétaire général(e), qui décide de leur affectation. Au fil de leur carrière, ils (elles) sont censé(e)s changer de fonctions périodiquement, conformément aux règles et procédures en vigueur. Pour l’ONU, la considération dominante dans le recrutement et l’emploi du personnel est la nécessité de s’assurer les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité, tout en tenant compte de la diversité géographique. Toutes les décisions de recrutement sont prises sur la base des qualifications des candidates et candidats et des besoins de l’Organisation. L’Organisation des Nations Unies s’engage à créer un environnement diversifié et inclusif et à instaurer un climat de respect mutuel. Elle recrute et emploie du personnel sans considération d’identité de genre ou d’orientation sexuelle, de race, de religion, d’horizon culturel et d’origine ethnique, ou de handicap. Des accommodements raisonnables pour les candidat(e)s handicapé(e)s pourront être fournis pour faciliter leur participation aurendre) et la « connaissance » à une note « bien » dans deux des quatre domaines évalués. Méthode d’évaluation Les candidat(e)s qualifié(e)s pourront être invité(e)s à participer à une évaluation puis, éventuellement, à un entretien axé sur les compétences.